E-Invoicing in België

Karine De Hondt • 20 juli 2023

Overzicht van deadlines en betrokken partijen.

Met de opkomst van digitale technologieën en de voortdurende digitalisering van bedrijfsprocessen wordt elektronische facturatie, oftewel e-invoicing, steeds meer de norm in België. In dit blogartikel zullen we de belangrijkste deadlines en betrokken partijen bij e-invoicing in België bespreken. Laten we eens kijken naar de stappen die worden genomen om de overgang naar e-invoicing te bevorderen en de voordelen die het met zich meebrengt.

Overheidsinitiatieven voor e-invoicing
De Belgische overheid heeft verschillende initiatieven genomen om e-invoicing te stimuleren en de aanvaarding ervan te versnellen. Hier zijn enkele belangrijke maatregelen:

a. Verplichting voor de overheid: Sinds 01/04/2019 moeten leveranciers die aan de Belgische federale overheid factureren, dit doen via e-invoicing. 

b. Europese richtlijnen: België heeft ook Europese richtlijnen geïmplementeerd, zoals de Europese richtlijn 2014/55/EU, die e-invoicing bevordert voor overheidsopdrachten. Deze richtlijn stelt gemeenschappelijke standaarden vast voor elektronische facturatie in de publieke sector.

Deadlines voor e-invoicing in België

a. B2G (Business-to-Government): Voor leveranciers die aan de Belgische overheid factureren, is e-invoicing verplicht sinds 1 april  2019. Dit geldt zowel voor federale diensten als regionale en lokale overheden.

b. B2B (Business-to-Business): Hoewel e-invoicing momenteel nog niet verplicht is in de B2B-sector, zijn er deadlines vastgesteld voor de gefaseerde invoering van e-invoicing tussen bedrijven. Deze deadlines worden bepaald door de grootte van de bedrijven:

Grote ondernemingen (met omzet > 9.000.000 euro in 2023):  -> Vanaf 1 juli 2024

Kleine en middelgrote ondernemingen (met omzet > 700.000 euro in 2023 of 2024): -> Vanaf 1 januari 2025 

Alle andere BTW plichtingen (behalve BTW vrijstelling KO en forfait landbouwers) -> vanaf 01/07/2025

Geen uitzonderingen meer vanaf 01/01/2028 -> vanaf dan zijn andere facturatiemethodes verboden. PDF en facturen op papier versturen mag dan niet meer. De standaard wordt UBL.

Bovendien moeten BTW belastingplichten vanaf 01/01/2024 in staat zijn om de elektronische facturen te ontvangen. U kan dus niet meer weigeren om deze in elektronische vorm te ontvangen. 

Betrokken partijen bij e-invoicing
Bij e-invoicing zijn verschillende partijen betrokken die een rol spelen bij het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Hier zijn de belangrijkste partijen:

a. Leveranciers: Dit zijn de bedrijven of individuen die goederen of diensten leveren en de facturen opstellen. Ze moeten ervoor zorgen dat hun facturatieprocessen voldoen aan de vereisten voor e-invoicing.

b. Klanten: De klanten zijn de ontvangers van de elektronische facturen. Ze moeten ervoor zorgen dat ze een systeem hebben om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken.

c. E-invoicing service providers: Deze dienstverleners bieden technologische oplossingen en platforms voor het verzenden, ontvangen en verwerken van e-invoices. Ze zorgen ervoor dat de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten en worden omgezet naar het juiste formaat.

d. Belgische overheid: De Belgische overheid speelt een belangrijke rol bij het stimuleren en reguleren van e-invoicing, met name in de B2G-sector. Ze stellen richtlijnen en regelgeving vast om de adoptie van e-invoicing te bevorderen.

Voordelen van e-invoicing

E-invoicing biedt verschillende voordelen voor zowel bedrijven als de overheid, zoals:

Kostenefficiëntie: E-invoicing vermindert de kosten en het papierwerk die gepaard gaan met het verwerken van fysieke facturen.

Tijdsbesparing: Elektronische facturen kunnen sneller worden verzonden, ontvangen en verwerkt, waardoor de doorlooptijd wordt verkort.

Nauwkeurigheid: E-invoicing vermindert het risico op menselijke fouten die kunnen optreden bij handmatige facturatieprocessen.

Milieuvriendelijkheid: Door de overgang naar elektronische facturatie wordt papierverbruik verminderd, wat gunstig is voor het milieu.

Conclusie

E-invoicing neemt gestaag toe in België, zowel in de overheidssector als in de zakelijke sector. Met de verplichting voor leveranciers die aan de overheid factureren en de gefaseerde invoering voor B2B-facturatie, wordt de overgang naar e-invoicing steeds meer een vereiste. 

Het is essentieel voor bedrijven om op de hoogte te zijn van de deadlines en betrokken partijen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de e-invoicingvereisten en kunnen profiteren van de voordelen die dit digitale proces met zich meebrengt.

Een weetje: werkt u met het pakket van OkiOki? Vanaf het 4de kwartaal 2023 zal OkiOki een connectie hebben met het Peppol netwerk en bent u helemaal klaar om tijdig e-invoices te ontvangen.
door Karine De Hondt 24 februari 2025
Ik ook niet om eerlijk te zijn, maar zo soms komt er eens een gelegenheid voorbij die je uit je comfortzone weet te trekken. Er is weliswaar wat overtuigingskracht aan te pas gekomen, maar omdat een paar leuke foto’s voor mijn website wel een goed argument waren, heb ik de sprong naar een fotoshoot gewaagd. Best onwennig als je geen professioneel fotomodel bent. Aanvankelijk toch wat geremd, want mij ‘smijten’ voor zo’n camera is wel bijzonder als je weet dat ik niet graag in de schijnwerpers sta. Maar daarvoor heb je dan een profi als Chadia. Ons eerste contact was 2 jaar geleden online. We kenden elkaar dus al wel, maar hadden elkaar nog nooit “in ’t echt” ontmoet. Nu is Chadia echt wel een toffe fotografe, die je onmiddellijk op je gemak weet te stellen, dus de onwennigheid smolt al gauw weg en ruimde plaats voor gezelligheid. En zo werd het dus een geslaagde uitstap naar Kapellen met een leuk setje foto’s als resultaat. Bedankt Chadia! Mocht je ooit je kwaliteiten als fotomodel willen testen, CLOZER.BE is the place to be!
door Karine De Hondt 17 februari 2025
Je richt een firma op om je werk van je privé te scheiden, maar wie niet oppast, verbindt zich ook persoonlijk bij het ondertekenen van contracten, bestellingen, … Nochtans is het niet moeilijk om dat te vermijden. Wil je enkel je vennootschap tot een verplichting verbinden, dan onderteken je dat met de duidelijke vermelding van je hoedanigheid. Bv. “voor FinaSense BV, Karine De Hondt, zaakvoerder”. Zo vermijd je alle discussies en loop je niet het risico zelf in te staan voor de uitvoering van een contract of op te draaien voor een bestelling. Is je vennootschap nog in oprichting, dan vermeld je dat uiteraard (bv. “voor FinaSense BV in oprichting, Karine…”). Let wel op de regels rond oprichting. Tijdig effectief oprichten en de verbintenissen overnemen! Banken omzeilen dit graag door je twee keer te laten ondertekenen, 1x voor de vennootschap en 1x persoonlijk. Ook jij zou dat van een klant kunnen vragen om zo zeker te zijn dat de verbintenis verder gaat dan enkel de vennootschap. Zorg daarvoor dat de hoofdelijke aansprakelijkheid van de zaakvoerder ook vermeld staat in het contract. Laat hem dan persoonlijk EN als zaakvoerder ondertekenen. Soms wordt zo’n dubbele verbintenis opgenomen in de algemene voorwaarden. Lastig, maar niet per se dramatisch. Je kan altijd nog argumenteren dat je niet persoonlijk tekende en dat zo’n onduidelijke clausule niet meteen je persoonlijke toezegging bewijst.
door Karine De Hondt 10 februari 2025
Daar gaan we weer. Voorafbetalingen… De overheid wil niet dat je wacht met vennootschapsbelastingen te betalen tot je je boekjaar hebt afgesloten. Je aanmoedigen doet ze met een vermeerdering, een soort boete van 6,75%. Betaal je vooraf, dan krijg je in ieder kwartaal een zeker voordeel toegekend (9%, 7,5%, 6%, 4,5%). Het gemiddelde van die voordelen is 6,75%, zodat de boete volledig wordt opgeheven als je netjes ieder kwartaal een kwart van je belastingen betaalt. Maar het kan ook anders. Je bent allicht niet helemaal zeker van je inkomsten en dus ook niet van de belastingssom. Misschien wil je ook liever een deel in reserve houden. 75% van je geschatte belastingen voor 10 april (VA1) betalen, levert je meteen 9% voordeel op. Je hoeft dan de rest van het jaar niks meer vooraf te betalen. Heb je dat geld niet? Je zou een lening kunnen aangaan om vooralsnog te kunnen voorafbetalen (ja, dat loont), maar je zou ook pas tegen 10 juli (VA2) kunnen betalen. Om de hele vermeerdering dan in één keer te vermijden, moet je wel 90% van de vennootschapsbelastingen betalen. In dezelfde logica wordt het daarna wel wat lastiger. In VA3 en VA4 zou je dan resp. 112,5% en 150% moeten betalen. Je krijgt dan het teveel later terug, maar je geld zit wel een paar maanden vast bij de FOD Financiën. Heb je geen geld te veel, dan kan je in VA3 100,71% of VA4 102,15% voorafbetalen. Je hebt daarmee op een deel de vermeerdering betaalt, maar het saldo van de aanslag is wel nul.
Meer posts
Share by: