Cadeaubonnen, hoe zit dat precies?

Karine De Hondt • 14 december 2023

Wat doe je als handelaar met een cadeaubon?


Of je ze nu krijgt, koopt of verkoopt, we weten allemaal dat cadeaubonnen in de kersttijd populair zijn! Maar misschien heb je je al eens afgevraagd hoe dat wettelijk zo in elkaar steekt. Wat met de vervaldatum? Mag je klant hem doorgeven? Hoe zit dat met de BTW? En wat doe je ermee in je boekhouding?

Verkoopsvoorwaarden

Eigenlijk is er niet zo heel veel bij wet geregeld rond cadeaubonnen. Ze worden beschouwd als een soort contract tussen de verkoper en zijn klant. Dat betekent dat jij als verkoper dus bepaalt wat de voorwaarden voor het gebruik van je cadeaubon zijn.

Zo kan je bv. bepalen dat je klant hem in een keer moet opkopen of dat hij niet in geld kan omgezet worden, waardoor je dus niet hoeft uit te betalen als hij niet in een keer wordt opgedaan. Als je niet wil dat je klant de cadeaubon (of het restbedrag ervan) kan doorgeven, moet je natuurlijk zorgen dat je zijn/haar gegevens registreert.

Je kan de bon ook laten vervallen. Als je niks vermeldt, geldt de wettelijke vervaltermijn voor contractuele verbintenissen, 10 jaar dus, maar je kan zelf bepalen dat je bon maar 1 of 2 jaren geldig blijft. Dat betekent weliswaar niet dat je hem daarna niet meer mag innen, het betekent wel dat je het mag weigeren. Als je trouwste klant voor je staat met een vervallen cadeaubon, kijk je allicht graag door de vingers.

Je zou ook kunnen afdwingen dat je klant er enkel ontbijtgranen mee kan kopen of net niet. Misschien wil je niet dat hij gebruikt wordt tijdens de solden. Jij bepaalt waarvoor of wanneer hij dient of niet dient.

Hoe doe je dat? Heel eenvoudig. Je moet je klant voor de aankoop van de verkoopsvoorwaarden op de hoogte stellen, net zoals je dat met een contract zou doen. De eenvoudigste manier is uiteraard gewoon alle info op de bon zelf te plaatsen.

Er zijn ook geen vormbepalingen. In theorie kan je gewoon een tegoedbonnetje schrijven op een stukje boterhampapier, maar dat raad ik niet onmiddellijk aan. Best is dat je probeert misbruiken te voorkomen en commercieel gezien is het ook wel een goed idee er een aantrekkelijk gegeven van te maken. Enkele tips dus…

  1. Wie geeft de bon uit? Vermeld in welke winkel hij kan gebruikt worden en wat het bedrag ervan is. Zet er eventueel nog een stempel of handtekening op.
  2. Een mooie voorgedrukte, in te vullen bon, misschien zelfs met een omslag erbij, verkoopt vlot en biedt je toch wat bescherming tegen namaken.
  3. Plaats de verkoops- en gebruiksvoorwaarden op de bon (welke producten, welke periode, vervaldatum, …).
  4. Nummer best je cadeaubonnen en houd ze in een register bij. Zo houd je zicht op de bonnen die je hebt uitgegeven en weet je wanneer ze vervallen, ingewisseld werden, … 

Hoe gaat de verwerking van een cadeaubon in je boekhouding?

Er zijn twee types cadeaubon: die voor enkelvoudig en die voor meervoudig gebruik. Pardon?

De cadeaubon voor enkelvoudig gebruik is de cadeaubon die met zekerheid dient voor producten waarop een enkel btw-tarief geldt. In een kledingwinkel bv. kan je weten dat het btw-tarief op de nog te kopen producten 21% zal zijn. Maar in de boekenwinkel koopt je klant misschien boeken (6%) en wat CD’s (21%). Dat weet je niet op het moment dat je de cadeaubon uitgeeft. In dit geval spreken we van een cadeaubon voor meervoudig gebruik.

Enkelvoudig gebruik

Je geeft de bon in als een verkoop (schrijft hem dus ook in het dagontvangstenboek in) en rekent het toepasselijk btw-tarief aan. Komt er later iemand de bon inruilen, dan moet je er verder in je boekhouding niets meer mee doen, want de bon en de btw waren al verwerkt.

Mocht je klant om een factuur vragen voor de cadeaubon, dan moet de btw uiteraard ook op de factuur vermeld worden.

Meervoudig gebruik

Je kan moeilijk de btw aan- of afrekenen als je het toepasselijke btw-tarief nog niet kent. In dit geval kan je de btw dus pas gaan verwerken op het moment dat de cadeaubon gebruikt wordt. Pas dan schrijf je hem in het dagontvangstenboek in.

Een factuur voor dit type cadeaubon bevat dus geen btw. Je registreert het nummer van de bon en vermeldt: ‘Overdracht van titels die een geldwaarde vertegenwoordigen – handeling buiten het toepassingsgebied van de btw’.

Niet btw-plichtig of vrijgesteld?

Dan is het simpel! Je hoeft dus geen rekening te houden met btw. Je neemt dus gewoon rechtstreeks iedere cadeaubon op in je boekhouding op het moment dat je hem verkoopt. Wanneer hij later wordt ingeruild hoef je niks meer te doen.

De cadeaubon wordt niet ingewisseld

Een cadeaubon voor enkelvoudig gebruik wordt in de boekhouding opgenomen op het moment dat hij verkocht werd. Boekhoudkundig gezien wordt hij op dat moment ook beschouwd als verbruikt. Je draagt de btw dus ook bij de eerstvolgende btw-afrekening af aan de overheid. Als de bon vervalt, kan je de btw niet terugvragen, tenzij je de bon aan je klant zou terugbetaald hebben.

Cadeaubonnen voor meervoudig gebruik daarentegen zijn nog niet in je boekhouding opgenomen en de btw dus ook nog niet afgedragen. Pas bij gebruik ken je de verschuldigde btw. Wordt de bon niet gebruikt, dan vindt er dus ook geen verkoop plaats. Geen verkoop is geen btw. Gezien er nooit btw geïnd is, kan je hem dus ook niet terugvorderen.

Kortom, de redenen zijn weliswaar verschillend, maar je kan voor ongebruikte cadeaubonnen nooit btw terugvorderen.

Hopelijk is de hele mist rond cadeaubonnen hiermee opgetrokken. Lees je graag nog meer van die opgeklaarde thema's? Volg dan zeker onze blog. Je vindt me ook op LinkedIn, Instagram en Facebook. Mijn kerstcadeautje is graag een klik op die 'volg mij'-knop!

door Karine De Hondt 24 februari 2025
Ik ook niet om eerlijk te zijn, maar zo soms komt er eens een gelegenheid voorbij die je uit je comfortzone weet te trekken. Er is weliswaar wat overtuigingskracht aan te pas gekomen, maar omdat een paar leuke foto’s voor mijn website wel een goed argument waren, heb ik de sprong naar een fotoshoot gewaagd. Best onwennig als je geen professioneel fotomodel bent. Aanvankelijk toch wat geremd, want mij ‘smijten’ voor zo’n camera is wel bijzonder als je weet dat ik niet graag in de schijnwerpers sta. Maar daarvoor heb je dan een profi als Chadia. Ons eerste contact was 2 jaar geleden online. We kenden elkaar dus al wel, maar hadden elkaar nog nooit “in ’t echt” ontmoet. Nu is Chadia echt wel een toffe fotografe, die je onmiddellijk op je gemak weet te stellen, dus de onwennigheid smolt al gauw weg en ruimde plaats voor gezelligheid. En zo werd het dus een geslaagde uitstap naar Kapellen met een leuk setje foto’s als resultaat. Bedankt Chadia! Mocht je ooit je kwaliteiten als fotomodel willen testen, CLOZER.BE is the place to be!
door Karine De Hondt 17 februari 2025
Je richt een firma op om je werk van je privé te scheiden, maar wie niet oppast, verbindt zich ook persoonlijk bij het ondertekenen van contracten, bestellingen, … Nochtans is het niet moeilijk om dat te vermijden. Wil je enkel je vennootschap tot een verplichting verbinden, dan onderteken je dat met de duidelijke vermelding van je hoedanigheid. Bv. “voor FinaSense BV, Karine De Hondt, zaakvoerder”. Zo vermijd je alle discussies en loop je niet het risico zelf in te staan voor de uitvoering van een contract of op te draaien voor een bestelling. Is je vennootschap nog in oprichting, dan vermeld je dat uiteraard (bv. “voor FinaSense BV in oprichting, Karine…”). Let wel op de regels rond oprichting. Tijdig effectief oprichten en de verbintenissen overnemen! Banken omzeilen dit graag door je twee keer te laten ondertekenen, 1x voor de vennootschap en 1x persoonlijk. Ook jij zou dat van een klant kunnen vragen om zo zeker te zijn dat de verbintenis verder gaat dan enkel de vennootschap. Zorg daarvoor dat de hoofdelijke aansprakelijkheid van de zaakvoerder ook vermeld staat in het contract. Laat hem dan persoonlijk EN als zaakvoerder ondertekenen. Soms wordt zo’n dubbele verbintenis opgenomen in de algemene voorwaarden. Lastig, maar niet per se dramatisch. Je kan altijd nog argumenteren dat je niet persoonlijk tekende en dat zo’n onduidelijke clausule niet meteen je persoonlijke toezegging bewijst.
door Karine De Hondt 10 februari 2025
Daar gaan we weer. Voorafbetalingen… De overheid wil niet dat je wacht met vennootschapsbelastingen te betalen tot je je boekjaar hebt afgesloten. Je aanmoedigen doet ze met een vermeerdering, een soort boete van 6,75%. Betaal je vooraf, dan krijg je in ieder kwartaal een zeker voordeel toegekend (9%, 7,5%, 6%, 4,5%). Het gemiddelde van die voordelen is 6,75%, zodat de boete volledig wordt opgeheven als je netjes ieder kwartaal een kwart van je belastingen betaalt. Maar het kan ook anders. Je bent allicht niet helemaal zeker van je inkomsten en dus ook niet van de belastingssom. Misschien wil je ook liever een deel in reserve houden. 75% van je geschatte belastingen voor 10 april (VA1) betalen, levert je meteen 9% voordeel op. Je hoeft dan de rest van het jaar niks meer vooraf te betalen. Heb je dat geld niet? Je zou een lening kunnen aangaan om vooralsnog te kunnen voorafbetalen (ja, dat loont), maar je zou ook pas tegen 10 juli (VA2) kunnen betalen. Om de hele vermeerdering dan in één keer te vermijden, moet je wel 90% van de vennootschapsbelastingen betalen. In dezelfde logica wordt het daarna wel wat lastiger. In VA3 en VA4 zou je dan resp. 112,5% en 150% moeten betalen. Je krijgt dan het teveel later terug, maar je geld zit wel een paar maanden vast bij de FOD Financiën. Heb je geen geld te veel, dan kan je in VA3 100,71% of VA4 102,15% voorafbetalen. Je hebt daarmee op een deel de vermeerdering betaalt, maar het saldo van de aanslag is wel nul.
Meer posts
Share by: