Cadeaubonnen, hoe zit dat precies?
Karine De Hondt • 14 december 2023
Wat doe je als handelaar met een cadeaubon?
Verkoopsvoorwaarden
Eigenlijk is er niet zo heel veel bij wet geregeld rond cadeaubonnen. Ze worden beschouwd als een soort contract tussen de verkoper en zijn klant. Dat betekent dat jij als verkoper dus bepaalt wat de voorwaarden voor het gebruik van je cadeaubon zijn.
Zo kan je bv. bepalen dat je klant hem in een keer moet opkopen of dat hij niet in geld kan omgezet worden, waardoor je dus niet hoeft uit te betalen als hij niet in een keer wordt opgedaan. Als je niet wil dat je klant de cadeaubon (of het restbedrag ervan) kan doorgeven, moet je natuurlijk zorgen dat je zijn/haar gegevens registreert.
Je kan de bon ook laten vervallen. Als je niks vermeldt, geldt de wettelijke vervaltermijn voor contractuele verbintenissen, 10 jaar dus, maar je kan zelf bepalen dat je bon maar 1 of 2 jaren geldig blijft. Dat betekent weliswaar niet dat je hem daarna niet meer mag innen, het betekent wel dat je het mag weigeren. Als je trouwste klant voor je staat met een vervallen cadeaubon, kijk je allicht graag door de vingers.
Je zou ook kunnen afdwingen dat je klant er enkel ontbijtgranen mee kan kopen of net niet. Misschien wil je niet dat hij gebruikt wordt tijdens de solden. Jij bepaalt waarvoor of wanneer hij dient of niet dient.
Hoe doe je dat? Heel eenvoudig. Je moet je klant voor de aankoop van de verkoopsvoorwaarden op de hoogte stellen, net zoals je dat met een contract zou doen. De eenvoudigste manier is uiteraard gewoon alle info op de bon zelf te plaatsen.
Er zijn ook geen vormbepalingen. In theorie kan je gewoon een tegoedbonnetje schrijven op een stukje boterhampapier, maar dat raad ik niet onmiddellijk aan. Best is dat je probeert misbruiken te voorkomen en commercieel gezien is het ook wel een goed idee er een aantrekkelijk gegeven van te maken. Enkele tips dus…
- Wie geeft de bon uit? Vermeld in welke winkel hij kan gebruikt worden en wat het bedrag ervan is. Zet er eventueel nog een stempel of handtekening op.
- Een mooie voorgedrukte, in te vullen bon, misschien zelfs met een omslag erbij, verkoopt vlot en biedt je toch wat bescherming tegen namaken.
- Plaats de verkoops- en gebruiksvoorwaarden op de bon (welke producten, welke periode, vervaldatum, …).
- Nummer best je cadeaubonnen en houd ze in een register bij. Zo houd je zicht op de bonnen die je hebt uitgegeven en weet je wanneer ze vervallen, ingewisseld werden, …
Hoe gaat de verwerking van een cadeaubon in je boekhouding?
Er zijn twee types cadeaubon: die voor enkelvoudig en die voor meervoudig gebruik. Pardon?
De cadeaubon voor enkelvoudig gebruik is de cadeaubon die met zekerheid dient voor producten waarop een enkel btw-tarief geldt. In een kledingwinkel bv. kan je weten dat het btw-tarief op de nog te kopen producten 21% zal zijn. Maar in de boekenwinkel koopt je klant misschien boeken (6%) en wat CD’s (21%). Dat weet je niet op het moment dat je de cadeaubon uitgeeft. In dit geval spreken we van een cadeaubon voor meervoudig gebruik.
Enkelvoudig gebruik
Je geeft de bon in als een verkoop (schrijft hem dus ook in het dagontvangstenboek in) en rekent het toepasselijk btw-tarief aan. Komt er later iemand de bon inruilen, dan moet je er verder in je boekhouding niets meer mee doen, want de bon en de btw waren al verwerkt.
Mocht je klant om een factuur vragen voor de cadeaubon, dan moet de btw uiteraard ook op de factuur vermeld worden.
Meervoudig gebruik
Je kan moeilijk de btw aan- of afrekenen als je het toepasselijke btw-tarief nog niet kent. In dit geval kan je de btw dus pas gaan verwerken op het moment dat de cadeaubon gebruikt wordt. Pas dan schrijf je hem in het dagontvangstenboek in.
Een factuur voor dit type cadeaubon bevat dus geen btw. Je registreert het nummer van de bon en vermeldt: ‘Overdracht van titels die een geldwaarde vertegenwoordigen – handeling buiten het toepassingsgebied van de btw’.
Niet btw-plichtig of vrijgesteld?
Dan is het simpel! Je hoeft dus geen rekening te houden met btw. Je neemt dus gewoon rechtstreeks iedere cadeaubon op in je boekhouding op het moment dat je hem verkoopt. Wanneer hij later wordt ingeruild hoef je niks meer te doen.
De cadeaubon wordt niet ingewisseld
Een cadeaubon voor enkelvoudig gebruik wordt in de boekhouding opgenomen op het moment dat hij verkocht werd. Boekhoudkundig gezien wordt hij op dat moment ook beschouwd als verbruikt. Je draagt de btw dus ook bij de eerstvolgende btw-afrekening af aan de overheid. Als de bon vervalt, kan je de btw niet terugvragen, tenzij je de bon aan je klant zou terugbetaald hebben.
Cadeaubonnen voor meervoudig gebruik daarentegen zijn nog niet in je boekhouding opgenomen en de btw dus ook nog niet afgedragen. Pas bij gebruik ken je de verschuldigde btw. Wordt de bon niet gebruikt, dan vindt er dus ook geen verkoop plaats. Geen verkoop is geen btw. Gezien er nooit btw geïnd is, kan je hem dus ook niet terugvorderen.
Kortom, de redenen zijn weliswaar verschillend, maar je kan voor ongebruikte cadeaubonnen nooit btw terugvorderen.
Hopelijk is de hele mist rond cadeaubonnen hiermee opgetrokken. Lees je graag nog meer van die opgeklaarde thema's? Volg dan zeker onze blog. Je vindt me ook op LinkedIn, Instagram en Facebook.
Mijn kerstcadeautje is graag een klik op die 'volg mij'-knop!
Stroom is niet goedkoop, dat is geen nieuws, dus een tegemoetkoming van de werkgever is altijd welkom. Alleen bleek dat voor de fiscus een ingewikkeld verhaal. Vroeger moest een werkgever de reële laadkosten aantonen, wat natuurlijk vaak voor hoofdpijn zorgde. Vanaf 1 april 2025 wordt het beduidend eenvoudiger en mag je werkgever in Vlaanderen tot 31,94 eurocent per kWh vergoeden. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 35,84 en in Wallonië 36,17. (De fiscus spreekt van een addendum om op een simpele manier telkens weer aanpassingen te kunnen maken, maar daar is voorlopig nog geen spoor van te vinden.) Sommige bedrijven hanteren een eigen systeem of hebben zelf een bedrag bepaald, het is echter wel belangrijk om niet hoger te gaan dan het bovengenoemde bedrag om geen problemen te krijgen met de FOD Financiën of de RSZ. Is dat wel het geval, dan riskeer je een herkwalificatie als loon en moeten daar belastingen en sociale bijdragen op betaald worden.
Je gaat er weliswaar niet rijk van worden en ik vrees dat je werknemer voor het forfait van de nachtvergoeding onder een brug moet slapen, maar goed, ik maak de regels niet, ik deel ze alleen mee. Dus: don't shoot the messenger! Als je wel eens een klant bezoekt, een opleiding buitenshuis volgt, … kortom, als je wel eens een dienstverplaatsing maakt, dan kan je vennootschap je daarvoor een vergoeding uitkeren. Een dagvergoeding kan uitgekeerd worden als je minstens zes uren weggeweest bent. Het totaal dus van de verplaatsingstijd, middagpauze en de tijd bij je klant. De vergoeding dient in principe om je kosten voor een middagmaal te dekken, sinds 1/03/2025 maximaal € 21,22 per dag . De vergoeding is dan volledig aftrekbaar voor de vennootschap en je wordt er niet op belast. Je moet ze wel vermelden op de fiscale fiche 281.20 (rubriek 20). Ben je beroepsmatig bijna dagelijks op de baan, dan kan je maximaal 16 keer per maand zo’n vergoeding krijgen. Dat is dus € 339,52 per maand . Bij een maandforfait hoef je wel niet meer aan te tonen dat je verplaatsingen langer dan zes uren duren. Moet je wel eens overnachten ? Als dat binnen België is, kan je vennootschap ofwel de hotelfactuur overnemen, ofwel eveneens een forfaitaire vergoeding van maximaal € 159,17 uitbetalen. Ook je medewerker kan zo’n vergoedingen krijgen, maar de RSZ gaat niet akkoord met de forfaits van de fiscus. Hier gelden dus andere tarieven: dagvergoeding € 17,00 en nachtvergoeding € 35,00 (voor avondmaal, logies en ontbijt). Voor je medewerker neem je dus beter de hotelfactuur over dan hem een nachtvergoeding uit te keren. Vermeld de vergoedingen op fiscale fiche 281.10 (rubriek 27a). Ben je in een kalenderjaar 40 dagen of meer op een specifieke plaats (een klant bv.), dan is dat voor de fiscus een vaste plaats van tewerkstelling. Hier kan je dan geen dagvergoeding voor uitkeren. Je combineert een dagvergoeding ook best niet met een maaltijdcheque, want dat moet verrekend worden met het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque. Andere kosten zoals een taxi of een parkeerticketje mogen apart terugbetaald worden. #updatedagvergoeding #dagvergoeding #updatenachtvergoeding #nachtvergoeding #boekhouding #belgie
Ik ook niet om eerlijk te zijn, maar zo soms komt er eens een gelegenheid voorbij die je uit je comfortzone weet te trekken. Er is weliswaar wat overtuigingskracht aan te pas gekomen, maar omdat een paar leuke foto’s voor mijn website wel een goed argument waren, heb ik de sprong naar een fotoshoot gewaagd. Best onwennig als je geen professioneel fotomodel bent. Aanvankelijk toch wat geremd, want mij ‘smijten’ voor zo’n camera is wel bijzonder als je weet dat ik niet graag in de schijnwerpers sta. Maar daarvoor heb je dan een profi als Chadia. Ons eerste contact was 2 jaar geleden online. We kenden elkaar dus al wel, maar hadden elkaar nog nooit “in ’t echt” ontmoet. Nu is Chadia echt wel een toffe fotografe, die je onmiddellijk op je gemak weet te stellen, dus de onwennigheid smolt al gauw weg en ruimde plaats voor gezelligheid. En zo werd het dus een geslaagde uitstap naar Kapellen met een leuk setje foto’s als resultaat. Bedankt Chadia! Mocht je ooit je kwaliteiten als fotomodel willen testen, CLOZER.BE is the place to be!